Puike pixels nieuws

Tijd besparen en fouten voorkomen door processen te automatiseren

Ken je dat gevoel dat je dom en saai werk aan het doen bent? Nou ik had dat dus laatst toen ik meerdere acceptatieomgevingen moest opzetten. En ik dacht dit moet makkelijker en sneller kunnen!

Even voor jou beeld, wanneer wij een opdracht starten dan hebben we daar een bepaald proces voor. Een belangrijk onderdeel hiervan is een deel van onze server in te richten als acceptatieomgeving, dit zodat de klant mee kan kijken naar de ontwikkeling van zijn site.

Dit artikel gaat je een beetje meenemen in hoe wij processen optimaliseren en automatiseren. In dit geval een intern proces van ons.

Waarom processen automatiseren?

Wij proberen zoveel mogelijk in ons ontwikkelproces hetzelfde te houden. Denk bijv. aan het gebruik van zelfde plug-ins in Wordpress sites. Maar er zijn (helaas) ook stappen die afhankelijk zijn voor het type product dat wij gaan leveren.

Onze processen bestaan uit veel stappen, en daardoor is het ook foutgevoelig. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat ik de server configuratie kies die we bijv. bij webshops gebruiken i.p.v. reguliere websites.

Kortom het kost relatief veel tijd, het is foutgevoelig. En het belangrijkste ik vind het saai werk :P

Processen in kaart brengen is belangrijk

Hoe pakken jullie het automatiseringsproces op?

Wij pakken dit net zoals elk ander project op. We brengen eerst de huidige situatie in beeld. Daarna kijken we waar in het proces bepaalde risico’s zitten. Daaruit komen vervolgens verbeterpunten die we kunnen implementeren.

Proces in kaart brengen

Om te automatiseren is het belangrijk om een beeld te krijgen van hoe het huidige proces gaat. Wij hebben voor onze ontwikkeling daar “Workflows” voor opgesteld. Dit zijn als het ware stappen die wij altijd moeten uitvoeren voor het opzetten van een website.

Een voorbeeld van een Workflow is een acceptatie omgeving voor de klant op te zetten. Dit gaat als volgt:

  1. Maak een DNS record aan. (Dit is een sub domein zoals bijv.:  klant.puikepixels.com)
  2. Maak een Site aan op onze server
  3. Maak een Database aan
  4. Maak een Database gebruiker aan
  5. Maak een SSL-certificaat aan
  6. Installeer Wordpress
  7. Installeer de standaard plugins
  8. Mail de gegevens naar de ontwikkelaar.
  9. Start het bouwen van de site.

 

Pain points in beeld krijgen

Zoals je in het vorige hoofdstuk kan zien zijn het veel stappen. Ook is het zo dat de handeling per project niet veel verschillen. Soms moet je een ander vinkje aanklikken, of een ander tekstje invullen.

Wat wij vervolgens doen is bij elke stap kijken wat de risico’s en pain points zijn. Zo krijg je in ons geval:

  1. Maak een DNS record aan.
    Hiervoor moet worden ingelogd bij onze DNS beheerder. Daarbij moet ook het juiste IP-adres worden gekoppeld.
  2. Maak een Site aan op onze server
    Hiervoor moet worden ingelogd op onze server, en bij het opzetten van de site moet een juiste configuratie worden gekozen. Dit kan soms fout gaan.

Enz.

Verbeterpunten opstellen

In het geval van onze acceptatie omgeving zagen we dat veel onderdelen via een API (Application programming interface) te benaderen is. Een API wordt gebruikt om een programma tegen een ander programma te laten “praten”. Een voorbeeld is wanneer je site nieuwe inschrijving voor Mailchimp ontvangt. Je site praat als het ware met de API van Mailchimp om de inschrijvingen door te geven.

Dit kunnen wij ook met onze server en hosting doen. Kortom we pakken weer ons stappenplan erbij. In dit geval vullen wij hem aan met een nieuwe stap en verbeterpunten onder de bestaande stappen.

De stap die erbij is gekomen is het invullen van een formulier voor het verzamelen van de data. Dat data wordt vervolgens in de volgende stappen gebruikt. Je krijgt dan de volgende situatie:

  1. Vul een formulier in voor het aanmaken van een acceptatieomgeving.
  2. Maak een DNS record aan.
    Benader automatisch de API van DNS provider. En geef hier de gegevens door die uit het formulier komen.
  3. Maak een Site aan op onze server
    Benader automatisch de API van hosting beheer programma. En genereer de juiste variabelen

Enz.

Automatiseringen implementeren

Wanneer je de verbeterpunten hebt vastgesteld. Kun je het gaan implementeren. Wij hebben ervoor gekozen om dit stapsgewijs te doen.

De reden dat we dit stapsgewijs kunnen implementeren is omdat wij alle stappen en verbeterpunten hebben gedocumenteerd. Hierdoor kunnen we steeds één deel bouwen en daarom onze workflow aanpassen.

Wij hebben een interne applicatie gemaakt waarin we kunnen inloggen. Vervolgens kunnen we hier een projectnaam en projecttype opgeven, en daarna op toevoegen klikken.

De applicatie gaat dan automatisch voor ons een DNS record aanmaken, Databases configureren, Hosting aan maken en een gratis SSL-certificaat aanvragen. We zijn nu nog wel bezig om ook de installatie van Wordpress ook binnen dit proces meteen uit te voeren.

Wat zijn tot nu toe de voordelen?

Voor ons is het grootste voordeel dat we veel minder tijd kwijt zijn. Nu kost het ons ongeveer één minuut om alles op te zetten, voorheen was dit ongeveer vijftien minuten.

Daarnaast is de kans op een foutieve configuratie bijna nul, wat ook uiteindelijk weer in tijdwinst resulteert.

Nu kost het ons ongeveer één minuut om alles op te zetten, voorheen was dit ongeveer vijftien minuten.

Door procesmatig te werken en daarbij ook kritisch te kijken naar het automatiseren van bepaalde processen kun je ook meer werk verrichten. Dit hoeft niet alleen in het ontwikkelproces te zijn, maar je kan ook kijken naar marketingprocessen, verkoopprocessen, betalingsprocessen enz.

Wij kunnen je helpen de volgende stap te zetten in jouw automatisering!

Wij kunnen het automatiseringsproces ook bij jou in gang te zetten. Wij analyseren bestaande processen en kijken hoe we daarop kunnen inspelen met bestaande oplossingen of ons maatwerk.  Zo zal jij ook ervaren dat er tijd kan worden bespaard! Benieuwd neem gerust is contact met ons op.